リバレンス代表の上野です。
お客様との会話で、一番よく聞く言葉があります。「うちは小さい会社だから、仕組み化はまだ早い」。人数が増えたら、売上が安定したら、余裕ができたら——そのときに考える、と。
今回は、これが逆だという話を書きます。仕組み化は、会社が小さいほど安く、効果が大きい。 そして「まだ早い」と感じる理由には、はっきりした正体があります。
小さい会社ほど、1人抜けたときのダメージが大きい
まず効果の話から。属人化のリスクは、会社が小さいほど濃くなります。
30人の会社で1人が抜けると、業務の一部が止まります。3人の会社で1人が抜けると、業務の3分の1が止まります。経理をやっていた奥様が体調を崩す、番頭さんが退職する、そして経営者自身が倒れる——小さい会社では、1人がいくつもの業務の「唯一の担当者」です。
つまり「うちは小さいから仕組みは要らない」は、実際には「うちは小さいから、1人抜けるだけで会社が止まる」という状態の言い換えです。仕組みが一番必要なのは、実は小さい会社の方なんです。
小さい会社ほど、仕組み化が安く済む
次にコストの話。ここが今日一番言いたいことです。
仕組み化のコストは、会社の複雑さに比例します。業務の種類、関わる人数、例外パターン、部署間の調整——これらが増えるほど、整理にも標準化にも時間がかかる。大企業のシステム導入が年単位になるのはこのためです。
逆に言えば、業務が少なく、人が少なく、例外が少ない「小さい今」が、一番安く仕組み化できるタイミングです。3人の会社の業務の棚卸しは数日で終わります。30人になってからやれば数ヶ月です。同じ仕組みを手に入れるのに、払うコストが桁で違う。
しかも、小さいうちに作った仕組みは、会社と一緒に育ちます。入力の型が決まっていれば、4人目の入社時に教えることは「このルールで入れてください」だけ。仕組みがなければ、人が増えるたびに「あの人のやり方」が増えて、複雑さが雪だるまになっていきます。仕組み化を後回しにするとは、一番高い時期に買うと決めることです。
「まだ早い」と感じる理由の正体
では、なぜ多くの経営者が「まだ早い」と感じるのか。話を聞いていると、正体はほぼ一つに絞られます。
仕組み化を、大掛かりなものだと思っているんです。基幹システムの導入、高いツールの契約、コンサルタントとの長いプロジェクト——そういう「大企業がやるもの」のイメージ。それなら確かに、小さい会社には「早すぎる」でしょう。
でも、当社が言う仕組み化はもっと地味です。
- ファイルの置き場所と名前のルールを決める(正はここ、と1箇所に)
- よく使う書類の入力の型を揃える(誰が作っても同じ形になる)
- 毎月手で集めている数字を、自動で溜まるようにする
- 「あの人に聞かないと分からないこと」を、聞かなくても分かる場所に書く
道具はExcelやスプレッドシートで足ります。かかるのは大きなお金ではなく、最初に決める数日の手間だけ。「まだ早い」の正体は、仕組み化の値段の見積もりが100倍くらい大きいことなんです。
当社も小さな会社ですが、仕組み化は始めています
自社の話をすると、当社もまだまだ小さな会社です。それでも、この地味な仕組み化にはすでに着手しています。数字は毎週決まった朝に自動で集計されて届く。SNSの投稿は週に一度仕込めば毎日出ていく。問い合わせが来れば記録と通知が自動で走る。
正直に言うと、これは当社が特別優秀だからではありません。小さい今のうちの方が、決めることが少なくて簡単だからです。業務が少ないうちにルールを決めれば、決めること自体が数日で済む。会社が育ってから同じことをやれば、もっと高くつく——自社のこととして、そう考えて動いています。
小さいうちの仕組みが、大きくなる余白を作る
まとめます。
- 小さい会社ほど、1人抜けたときのダメージは大きい。仕組みが必要なのは小さい会社の方
- 仕組み化のコストは複雑さに比例する。業務も人も少ない「今」が、一番安い
- 「まだ早い」の正体は、仕組み化=大掛かりという誤解。実際はExcel・スプレッドシートと数日の手間で始められる
当社は「自由を創る・余白を創る」を掲げていますが、余白は会社が大きくなってから買うものではなく、小さいうちに仕込んでおくものだと思っています。仕組みが先にあれば、人が増えても、仕事が増えても、経営者の頭に余白が残る。その余白が、次の一手を考える自由になります。
「うちの規模で、何から始めればいいか」という段階のご相談も歓迎です(お問い合わせはこちら)。
このコラムでは、経営と業務について考えていることをそのまま書いています。
