業務とデータの棚卸しを外に頼むと、何が残り、いくらかかるのか

「顧客データを整理したい」というご相談をいただいたとき、当社が最初に行うのは、データを直す作業ではありません。どの業務で、誰が、どのファイルに、何を入力しているのかを書き出す「棚卸し」です。

その理由は、何を直すべきかが決まっていないまま整えても、直した場所とは別の場所から、また同じ問題が生まれるからです。棚卸しがなぜ必要かは、AI導入がうまくいかない会社が、導入の前に飛ばしている3つの工程にも書いています。

この記事では、業務とデータの棚卸しを外に頼んだときに、実際に何をして、手元に何が残り、いくらかかるのかを、当社リバレンスの進め方を例に書きます。

棚卸しで、実際に何をするのか

棚卸しで行うのは、今の状態を「見える形」にすることです。データを直すのではなく、直す対象と順番を決めるところまでが役割です。当社では、次の順に進めています。

ヒアリング 対象の業務に関わっている方に、日々の作業の流れをうかがいます。「この数字はどこから持ってきていますか」「このファイルは誰が更新していますか」といったことを、実際の画面を見ながら確かめます。
どこに何があるかを一覧にする 顧客の連絡先、見積の履歴、問い合わせの履歴など、データの種類ごとに、どのファイルやツールに、どの形で、何か所にあるのかを書き出します。
入力している場所を図にする 受注から請求までの流れの中で、同じ情報をどことどこに入力しているのかを図にします。二重入力や、担当者しか知らない手順が、ひと目で分かるようにします。
課題を分けて、着手の順番を決める 見つかった課題を、「揃える(表記や形式を統一する)」「減らす(重複した入力やファイルをなくす)」「自動化する」の3つに分け、どれから手を付けるかを決めます。
報告結果をまとめてお渡しし、どこから進めるかを一緒に決めます。

「表記が揃っていない」という相談も、棚卸しをすると、原因が入力する場所の多さだった、と分かることがよくあります。その場合、先に直すべきなのはデータではなく入力の場所です。揺れが生まれる仕組みは、顧客データの「揺れ」はなぜ起きるのかで解説しています。

手元に残る3つのもの

棚卸しが終わると、次の3つが手元に残ります。

棚卸し表: どのデータが、どこに、どの形で、何か所にあるかの一覧です。「顧客の連絡先が3か所にある」といった状態が、表で分かります。
現状フロー図1枚: 業務の流れと、その中で入力している場所をすべて書き込んだ図です。同じ内容を何度入力しているかが、ひと目で分かります。
課題リスト: 見つかった課題を「揃える・減らす・自動化する」に分け、着手する順番を付けたものです。

この3つは、その後の作業を当社に頼まなくても使える形でお渡ししています。社内で進める場合も、別の会社に頼む場合も、この資料をそのまま依頼の前提にできます。何をどの順で直すかが決まっていれば、その後の見積もりも比べやすくなります。

費用の目安と、変わる条件

業務の流れを見える形にして課題を洗い出す仕事は、一般に「業務フローの可視化・分析」として業務改善コンサルティングが受けています。その費用は、この部分だけなら約30万〜100万円、改善策の設計まで含めた中小企業の部門単位の支援で約50万〜200万円が目安とされています(マネーフォワードクラウド)。この場合、改善策の実行は含まれないことが多いとも書かれています。

当社では、棚卸しを中心に、次の2つのプランでお受けしています。どちらも、お見積り後の金額は固定で、作業時間に応じた請求はしていません。

棚卸し+整理プラン: 50万円(税抜)〜

対象: 複数の業務や部署にまたがる場合、または「何から手を付けるか」から相談したい場合
進め方: ヒアリング2回→棚卸し→報告→整理→運用ルール
お渡しするもの: 棚卸し表、現状フロー図1枚、課題リスト、整理済みデータ、運用ルール1枚

整理プラン: 30万円(税抜)〜

対象: 業務1本で、直す範囲がある程度見えている場合
進め方: 簡易診断(ヒアリング1回)→整理→運用ルール
お渡しするもの: 整理済みデータ、運用ルール1枚、整理前後の入力箇所数の比較

直す範囲が決まっている場合も、簡易的な診断は必ず工程に含めています。今の状態を知らないままでは、正しく直せないからです。

金額は、次の条件で変わります。無料の30分ヒアリングでうかがってからお見積りをお出しします。

対象のファイルの数とデータの量: 同じ情報がいくつのファイルに分かれているか
関わる人の数: 誰が、どのタイミングで入力・更新しているか
業務や部署の数: 1つの業務で完結するか、複数の部署にまたがるか

給与や税務など機密性の高いデータは、閲覧の権限や作業者の限定など、別の条件でお受けしています。

棚卸しの後に何をするか

棚卸しで課題と順番が決まったら、そこから先は大きく2つの進め方があります。

一度整えて、その後は社内で回す: データを揃え、入力する場所を1つにして、「誰が・どこに・どう入れるか」を運用ルール1枚にまとめます。ここまでが、上の2つのプランの範囲です。
日々の整形や更新も、外に任せる: 毎月増えるデータの整形、重複や表記のチェック、集計の仕組みづくりまで任せたい場合は、月額のスプレッドシート業務代行で続けてお受けしています。月額で何をどこまで頼めるかは、月額198,000円で、何をどこまで頼めるのかにまとめています。

棚卸しの結果、ツールの導入をおすすめすることもあります。当社は特定のツールを販売していないので、今の状態に合うものをそのままお伝えします。