「月額198,000円で依頼し放題」。当社のサービス紹介にはそう書いていますが、この言葉だけでは、実際に何を頼めるのかは伝わりません。外注を検討している側からすれば、知りたいのは「うちの、この業務を頼めるのか」と「頼めないのは何か」のはずです。
この記事では、当社リバレンスのスプレッドシート業務代行で、月額の中に何が含まれ、実際にどんな依頼をいただいているのか、そして何を頼めないのかを、範囲の端まで具体的に書きます。他の外注方法との比較や費用相場は、外注する5つの方法と費用相場の記事にまとめているので、ここでは触れません。
月額198,000円(税込)に含まれるもの
月額の中でお受けしているのは、大きく分けて次の5つです。どれを頼んでも、追加費用はいただいていません。
- 日々の定型作業の代行 入力・転記・集計・リストの作成など、毎日や毎月くり返している作業を、当社が代わりに行います。
- 既存のシートの運用と保守 社内で使っているシートの修正、機能の追加、「動かなくなった」ときの対応まで引き受けます。作った人が社内にいなくなったシートでも構いません。
- 効率化のための仕組みづくり 手作業をなくすためのシートの設計、GASを使った自動化、他のツールとの連携、ダッシュボードの作成など、業務を楽にするための簡単なツール開発も月額の中で行います。
- 業務の手順の整理 作業の手順を整理し、マニュアルとして残します。担当者が変わっても同じ結果が出る状態をつくるためです。
- 改善の提案 作業をお預かりする中で「この作業はなくせる」「この2つのシートはまとめられる」と気づいたことは、こちらから提案します。
1だけを頼むなら、作業を代わりにやってもらう外注と変わりません。2〜5まで同じ月額に含まれていることが、このサービスの中心です。作業をお預かりしながら、その作業自体を減らしていくことを目指しています。
実際にいただいている依頼の例
これまでにいただいた依頼を、業務の種類ごとに並べると次のようになります。
業務の種類 | 依頼の例 |
|---|---|
集計・レポート | 営業数字と日報の集計、顧客ごとの定例レポートの自動作成、広告データの集計環境づくり |
管理表の仕組み化 | KPIシート、営業管理シート、見積・請求から売上集計までの一元管理、案件管理 |
データ整理 | CRMや基幹システムのデータの整形、重複や表記揺れの統一 |
作業の自動化 | 応募が入ったときの通知、フォームの回答からのスライド自動作成、参加者リストの自動作成 |
どの会社も、最初は1つの困りごとからのご相談でした。たとえば、営業管理のシートを作り込んでいた担当者が退職し、中身を分かる人がいなくなったという相談から始まった会社では、シートの引き継ぎ、集計の見える化、経営層向けの目標シートと、運用を続けるうちに依頼の範囲が広がっていきました。担当者に頼りきりの業務をどう考えるかは、属人化は、悪じゃないにも書いています。
会社ごとの依頼の広がり方は、支援事例にまとめています。
「依頼し放題」は、実際にはどう進むのか
依頼の件数や時間に上限は設けていません。ただし、「頼んだことが全部、同時に進む」という意味ではありません。実際には次のように進めています。
- 依頼はチャットで、その都度: 頼みたいことが出たら、チャットで一言送っていただければ大丈夫です。整った依頼書は必要ありません。
- 定例ミーティングで優先順位を決める: 依頼が重なったときは、定例ミーティングでどれから進めるかを一緒に決めます。急ぎのものから順に進めます。
- 大きな依頼は、工数を先にすり合わせる: 新しい仕組みづくりのように時間のかかる依頼は、どのくらいの期間がかかるかを着手前にお伝えし、相談しながら進めます。
- 店舗や支店が複数ある場合: 月額料金は1店舗(1支店)あたりの料金です。複数の店舗や支店のデータをお任せいただく場合は、店舗・支店の数に応じた料金になります。
上限を設けていないのは、依頼量に月ごとの波があっても、月をまたいで平準化できるようにするためです。忙しい月にまとめて頼み、落ち着いた月に仕組みづくりを進める、という使い方もできます。
頼めないこと、向いていない会社
契約してから「それは範囲外です」とならないよう、お受けしていないことも先に書いておきます。
お受けしていないこと
- オフィスへの常駐や、リモートで完結しない業務: 来客や電話の対応、紙の書類の取り扱いなど、その場にいる必要がある業務はお受けしていません。
- 大規模なシステム開発: 月額の中で行うのは、業務の効率化に必要な、比較的小さなツールの開発です。基幹システムを一から作り込むような開発は、範囲に含みません。
- 契約終了後の保守: 作ったツールやシートの権利はすべてお渡ししますが、契約が終わった後の保守は行っていません。
当社が合わない会社
- 毎月の依頼が10時間程度で、量も安定している: この場合は、時間制のオンラインアシスタントのほうが安く済みます。料金の比較は事務代行の料金相場と、時間制サービスの比較にまとめています。
- 作りたいものが1つだけで、作れば終わり: 単発の依頼なら、スキルマーケットなどで1件ごとに頼むほうが合っています。
なお、得意としているのはGoogleスプレッドシートやGASなど、Google関連のツールです。
始め方と、契約の条件
依頼を始めるまでの流れは3段階です。
- ミーティングでのすり合わせ: 効率化したい業務や目的を共有していただきます。相談のミーティングだけでも構いません。
- 契約書の締結: 当社からお送りする契約書に、クラウドサインでご署名いただきます。
- 稼働開始: 最初のミーティングで、はじめに取り組む業務を決めます。最短で即日から始められます。
契約について、先に知っておいていただきたい条件は次のとおりです。
- 料金は1店舗(1支店)あたり月額198,000円(税込)〜です。
- 月の途中から始める場合も日割りはせず、月額料金をいただきます。
- 作ったツールやシートの権利は、すべてお渡しします。
まとめ
月額198,000円の中に含まれるのは、作業の代行だけではありません。既存のシートの保守、効率化のための仕組みづくり、手順の整理、改善の提案までを同じ月額でお受けし、作業をお預かりしながら、その作業自体を減らしていきます。一方で、常駐や大規模なシステム開発はお受けしておらず、依頼が月10時間程度で安定しているなら、時間制のサービスのほうが合っています。
「うちのこの業務は頼めるのか」が分からない段階のご相談でも構いません。今の業務の状況をうかがったうえで、当社が合っているかどうかも含めてお伝えします。
